Az ügyvédi irodák mindennapjait rengeteg adminisztrációs feladat terheli. Legyen szó ügyfélmenedzsmentről, megbeszélések szervezéséről vagy éppen könyvelési- és bérszámfejtési teendőkről, akár heti több száz munkaórával is számolhatunk. Ma már szerencsére sok könnyen implementálható digitális megoldás áll rendelkezésre, melyekkel búcsút inthetünk a visszatérő, idő- és energiaigényes feladatoknak! Cikkünkben három praktikus és bármely ügyvédi iroda által alkalmazható eszközt mutatunk be!
Így takarítható meg akár több száz óra havonta a digitalizáció segítségével
Habár a digitalizáció számottevő segítséget nyújthat az eredményesebb, egyszerűbb és sok esetben költséghatékonyabb szervezeti működésben, a magyar vállalatok többsége még sem aknázza ki a technológia nyújtotta lehetőségeket. Az Európai Bizottság által készített Digitális Gazdaság és Társadalom Indexe összesített mutatója szerint hazánk a 27 tagállamból a 22. helyen áll. A legfrissebb jelentés szerint:
„Ami a digitális technológiák vállalati tevékenységekbe való integráltságát illeti, Magyarország a 25. helyen áll az uniós országok között. Annak ellenére, hogy ezen a területen több mutató tekintetében is javulás mutatkozott, a magyar vállalkozások többsége még mindig nem használja ki a digitális technológiát.”
Ügyvédi irodaként sem szabad megfeledkeznünk a digitális megoldásokról, hiszen ezekkel akár jelentős versenyelőnyre tehetünk szert. Következzen pár innovatív megoldás mellyel felszabadíthatjuk munkatársaink értékes idejét és csökkenthetjük a felesleges költségeket!
Ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer
Az ügyfélkör növekedésével egyenesen arányosan emelkednek a kapcsolattartási feladatok is. Megkeresések kezelése, ügyfél kérdések megválaszolása, emlékeztető levelek kiküldése, megbeszélések szervezése és sok egyéb visszatérő feladat merül fel egy sikeres ügyvédi iroda mindennapjai során. Így pár éven belül azon kaphatják magukat, hogy az újabb és újabb ügyfélmenedzser alkalmazásával sem sikerült a folyamatosan növekvő feladatok végére jutni. Szerencsére, a több tucat ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer – vagy CRM, ahogy angolul nevezik – áll rendelkezésre, melyek automatizálhatják ezen feladatok egy részét! Lássuk, melyek a legtöbb CRM programban megtalálható funkciók:
- Míg egy kezdő ügyvédi iroda könnyen számontarthatja az ügyféladatokat és projekteket akár egy táblázatkezelő programban is, idővel ez könnyen kavarodáshoz vezethet. A CRM program segít ezen adatok biztonságos és átlátható rendszerezésében.
- Az előnyök nem állnak meg itt, hiszen egy CRM szoftver segít a határidők és jogi eljárások automatikus nyomon követésében, dokumentumok és szerződések kezelésében.
- Sok időt vesz el az időpontfoglalás és naptárkezelés? A legtöbb modern CRM-mel teljesen automatizálható ez a folyamat, így könnyedén felszabadíthatjuk leterhelt munkatársainkat!
- Az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer segítségével részletes teljesítmény riportokat készíthetünk ügyfelek és projektek szerinti bontásban, amely segíthet a tudatos és adatalapú árazásban.

Felhőalapú tárolás
A biztonságos adattárolás fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni az ügyvédi irodák számára. Szerencsére ma már nagyon kedvező árazású, a törvényi előírásoknak megfelelő, biztonságos, felhőalapú adatmentési szolgáltatások érhetők el. Ezekkel a digitális megoldásokkal szinte 0-ra csökkenthető az adatvesztés kockázata. Hogy miképp működnek? Mutatjuk!
- Elsőként szükséges egy felhőalapú tárolást nyújtó szolgáltatást választani. A magyar KKV-k körében nagyon népszerű a Google Drive for Business, Dropbox Business és a Microsoft OneDrive.
- Ezt követően célszerű irodai számítógépeinkre telepíteni a szolgáltató programját, amellyel automatizálható a biztonsági mentés.
- Ezt követően a program adott időközönként mentést készít a felhőbe a korábban kijelölt mappákról.
- Legyen szó a számítógépet érő IT hibáról, lopásról vagy egyéb előre nem látható kellemetlenségről, a felhőben található fájlokból bármikor visszaállítható korábbi munkánk.
Online bérszámfejtés
A bérszámfejtés nem csupán jelentős idő- és energiaigényű, hanem sok tévedésre és hibára lehetőséget adó üzleti adminisztrációs feladat. A technológiai fejlődésnek köszönhetően ma már könnyebb kiszervezni a folyamatot, mint valaha.
Az online bérszámfejtés szolgáltatásnak hála, az egész folyamat menedzselhető digitálisan! Lássuk, milyen előnyökkel kecsegtet, ha a WTBÉR tapasztalt szakembereire bízzuk a bérszámfejtést:
- A WTBÉR profi szakemberei gondoskodnak a teljes bérelszámolási tevékenység elvégzéséről, így az ügyvédi irodánknak nem kell foglalkozni az alábbi teendőkkel:
- táppénz és családtámogatási ellátások számfejtése,
- cafeteria rendszer működtetése,
- munkaidő nyilvántartás
- munkaügyi, személyügyi feladatok ellátása.
- Éves szinten akár több száz munkaórát szabadíthatunk fel, melyet magasabb megtérülésű feladatokra fordíthatunk.
- A feladatok kiszervezése esetén nem szükséges teljes vagy akár részmunkaidőben foglalkoztatni egy bérszámfejtő kollégát. Ez a garantált bérminimum összegével számolva is – melynél jelentősen magasabb a valós bérigény – hatalmas költség redukciót jelent.
- A WTBÉR egy több mint 30 éves tapasztalattal rendelkező bérszámfejtő cég, akik garantálják a jogszerű, precíz és gyors munkavégzést!